素行調査は社員による会社の損害を防ぐ方法
素行調査は社員による会社の損害を防ぐ方法
近年、社員やアルバイトスタッフによるSNSでの不適切な発言、店舗内での迷惑動画の投稿、顧客情報の漏えい、勤務中の怠慢行為などが社会問題となっています。
一人の従業員の軽率な行動が、会社全体の信用を大きく傷つけてしまう時代です。
以前であれば、社内の小さな問題として処理できていたような行動でも、今はスマートフォンやSNSの普及により、情報が瞬く間に拡散されます。投稿された写真や動画、書き込みが短時間で広まり、消費者や取引先から厳しい批判を受けることも少なくありません。
中には、不適切行為が発覚したことで店舗を臨時休業し、従業員への教育指導を行う会社もあります。また、職場へのスマートフォンの持ち込みを制限したり、SNS利用に関する社内規定を強化したりする会社も増えています。
企業にとって、従業員一人ひとりの行動や素行は、もはや個人だけの問題ではありません。
従業員の行動が会社の評判、売上、取引先との信頼関係、採用活動、さらには企業存続にまで影響を与えることがあります。
一方で、従業員にも当然プライバシーがあります。会社だからといって、従業員の私生活に無制限に踏み込むことはできません。個人情報保護や労務管理上の問題もあり、企業側は慎重に対応する必要があります。
こうした中で、企業が素行調査を検討する場面とはどのようなケースなのでしょうか。
社員やスタッフの行動に不審な点があり、会社に損害を与える可能性がある場合、事実確認のために専門の探偵事務所へ相談することは、一つの有効な対策となります。
■外回り中に業務を怠っていないか
営業職や外回りの多い職種では、勤務時間中の行動を会社が常に把握することは難しいものです。
新規開拓、既存顧客への訪問、商談、打ち合わせなど、外出先で仕事をする時間が長い社員の場合、ある程度は本人の裁量に任せる必要があります。
成績が良好で、毎月一定の契約を獲得している社員であれば、スケジュール管理をある程度自由に任せることも営業職として自然なことです。アポイントまでの待ち時間にカフェで休憩を取る、移動の合間に私用を少し済ませる程度であれば、大きな問題にはならないでしょう。
しかし、契約がまったく取れていない、日報の内容に不自然な点がある、訪問しているはずの顧客先に実際には行っていない可能性がある、といった場合には注意が必要です。
たとえば、勤務時間中にマンガ喫茶やパチンコ店で長時間過ごしている、自宅に戻って私用をしている、営業先へ向かわずに時間をつぶしているなどの行動がある場合、会社としては大きな問題となります。
特に、完全歩合制ではなく基本給や保証給が支払われている社員が、勤務時間中に業務を怠っているのであれば、会社に対する背信行為とも言えます。
「日報では客先を回っていることになっているのに成果がまったく出ない」
「訪問件数は多いはずなのに、契約や見込み客が増えない」
「外出時間が長いのに、具体的な報告が曖昧」
このような状況が続く場合、社員の一日の行動を確認したいと考えるのは当然です。
とはいえ、上司や同僚が本人に気づかれないよう後をつけることは現実的ではありません。社内の人間が動けば、すぐに警戒される可能性もあります。そのため、外回り中の行動確認を行う場合には、探偵事務所など第三者の専門機関へ相談することが有効です。
■お客様や会社に損失を与える行動をしていないか
従業員の素行問題は、単なる勤務態度の問題にとどまりません。
場合によっては、お客様や会社に大きな損害を与える行為に発展することがあります。
たとえば、高齢者や判断力の弱い顧客に対して強引な営業を行い、高額な契約を取ろうとするケースがあります。また、顧客から預かった契約金や現金を持ち逃げする、会社の経費を私的に利用する、顧客には契約したように見せかけて実際には自己消費してしまうなど、横領や詐欺に近い行為が発生することもあります。
こうした犯罪行為が発覚すれば、警察沙汰になる可能性があります。
しかし、たとえ本人が逮捕されたとしても、失われたお金が必ず戻ってくるわけではありません。民事裁判で返還を求めたとしても、すでにお金が使われていれば、現実的に回収が難しい場合もあります。
だからこそ、問題が起きてから対応するのではなく、異変を感じた段階で早めに確認することが大切です。
- 「最近、お金に困っている様子がある」
- 「急に生活が派手になった」
- 「会社のお金の扱いに不自然な点がある」
- 「顧客からの苦情が増えている」
- 「行動や言動に以前とは違う違和感がある」
営業職員だけでなく、経理担当者、財務担当者、現金や売上金を扱うスタッフ、送金システムや決済システムにアクセスできる社員も注意が必要です。お金に困っている、借金を抱えている、投資で大きな損失を出している、ブランド品や遊興費に多額のお金を使っている、誰かに貢いでいるなど、金銭面に問題を抱えている場合、不正行為に手を出すリスクが高まることがあります。
もちろん、疑いだけで従業員を責めることは避けなければなりません。
しかし、会社に損害が出る可能性がある以上、事実確認を行うことは企業防衛の一つです。
■会社の信用を損なう副業をしていないか
最近では、副業を認める企業も増えています。働き方の多様化が進み、社員が本業以外の収入源を持つこと自体は珍しくなくなりました。
しかし、副業を認めている会社であっても、すべての副業を無条件で許可しているわけではありません。
同業他社での勤務、会社の機密情報を利用した副業、業務時間中の副業、反社会的な活動、公序良俗に反する仕事などは、企業にとって大きな問題となります。
また、業種や職場によっては、副業の内容が会社の信用や顧客からの信頼を損なう場合もあります。
たとえば、教育関係の仕事をしている人物が、社会的イメージに大きく影響する副業をしていた場合、保護者や生徒からの信頼に関わることがあります。金融機関や公的な信用が求められる職場で働く人物が、会社の規定に反する副業をしている場合も、問題となる可能性があります。
副業そのものが悪いわけではありません。
問題なのは、会社の就業規則に違反している副業や、本業に悪影響を及ぼす副業、会社の信用を傷つける可能性のある副業です。
副業に関するルールを定めていても、従業員がそれを守っているとは限りません。
勤務後や休日にどのような活動をしているのか、会社の名前や立場を利用していないか、顧客情報や社内情報を外部に流用していないかなど、不安を感じる場合には、素行調査によって事実確認を行うことが検討されます。
■採用時の調査から、雇用中のリスク管理へ
かつて会社が行う素行調査といえば、主に採用時に行われるものというイメージがありました。
特に金融機関や現金を多く扱う企業では、採用予定者に借金問題や大きな金銭トラブルがないかを確認することがありました。
また、高額な報酬を支払う役員や幹部候補をヘッドハンティングする際に、その人物が本当に適切な人材かどうか、過去の経歴や生活状況、人間関係などを確認するケースもあります。
しかし現在では、採用時だけでなく、雇用中の従業員に対するリスク管理として素行調査を検討する企業が増えています。
その背景には、SNSの普及、情報漏えいリスクの増加、コンプライアンス意識の高まり、不正行為の多様化があります。
一人の従業員の行動が、企業全体の信頼を失わせる可能性がある以上、会社としては問題が表面化する前にリスクを把握しておきたいと考えるのは自然なことです。
従業員のモラルハザードを未然に防ぐことは、会社を守るだけでなく、真面目に働いている他の社員を守ることにもつながります。
不正を見逃せば、社内の士気が下がり、誠実に働く社員が不公平感を抱くこともあります。
■素行調査は慎重に行うことが大切です
企業が従業員の素行調査を検討する場合、もっとも大切なのは、調査の目的を明確にすることです。
単なる興味本位や感情的な疑いで調査を行うのではなく、会社に損害が発生する可能性がある、就業規則違反が疑われる、顧客や取引先に迷惑が及ぶ可能性があるなど、正当な理由が必要です。
また、従業員のプライバシーに配慮し、法令を遵守した適切な方法で調査を行うことも欠かせません。
無理な聞き込みや違法な情報取得、私生活への過度な干渉は、かえって会社側がトラブルに巻き込まれる原因となります。
そのため、企業の素行調査は、経験のある探偵事務所や調査会社へ相談し、適切な範囲で進めることが重要です。
■会社の損害を防ぐために早めの事実確認を
社員やアルバイトスタッフの不適切な行動は、会社に大きな損害を与える可能性があります。
勤務中の怠慢行為、顧客への不正行為、金銭トラブル、就業規則に反する副業、SNSでの不適切な発信など、問題の内容はさまざまです。
しかし、多くの場合、問題が大きくなる前には何らかの兆候があります。
その兆候に早く気づき、冷静に事実を確認することで、会社の被害を最小限に抑えられる可能性があります。
- 「営業社員の行動に不審な点がある」
- 「金銭を扱う社員の生活態度が急に変わった」
- 「副業禁止のはずなのに、外部で働いている可能性がある」
- 「SNSで会社に悪影響を与える行動をしていないか心配」
- 「従業員の行動が会社の信用問題につながる前に確認したい」
素行調査は、従業員を一方的に疑うためのものではありません。
会社を守り、顧客を守り、真面目に働く社員を守るためのリスク管理の一つです。事実を確認したうえで、適切な指導や処分、再発防止策を検討することが、健全な企業運営につながります。
社員による会社の損害を未然に防ぐために。
企業の信用と安全な職場環境を守るために。
従業員の行動に不安を感じたときは、早めの素行調査をご検討ください。
